Od pojave pisma bilježi se i dokumentuje većina aktivnosti u određenom društvu. Tako nastaju zapisi koji čuvaju tragove i poruke prošlosti, a pomoću kojih se prenosi znanje i iskustvo.

Prvi oblici ovakvog ljudskog djelovanja u svijetu vezuju se za dvorove vladara u Starom vijeku u Mesopotamiji (zapisi na glinenim pločicama), potom kod starih Grka (7. vijek p.n.e.) Rimljana (5. v.p.n.e.), zatim tokom Srednjeg vijeka do današnjih dana.

U Atini u VI st. prije naše ere postoji arhiv, smješten u Metroonu, hramu Majke bogova, a čuvao je ugovore, zakone, zapisnike narodne skupštine.

U Rimu su državne akte čuvali u Saturnovu hramu (Aerarium Saturni) i u Tabulariumu, podignutom 78. godine prije naše ere na padinama Kapitola.

Vododjelnicu evropske civilizacije predstavlja pad Rimskog carstva. Ovaj događaj presudno utiče na civilizaciju prvenstveno zapadne Evrope koja ulazi u period ranog srednjeg vijeka koji karakteriše ''umiranje'' antike i njenih tekovina, što se odnosi i na pismenost, odnosno nastajanje i čuvanje dokumentacije. Suštinski ovo je osnovna karakteristika zapadnoevropske civilizacije (osim određenih izuzetaka koji baštine tradiciju antike) sve do ''Karolinške renesanse'' koja je izraz ''obnove'' državne i crkvene organizacije na temeljima antike. Pored ostalog, opet se počinje sa dokumentovanjem određenih aktivnosti i razvija se pismenost. U srednjem vijeku se kao medijum za bilježenje najviše koristi kamen a i pergament. Najčešća vrsta srednjevjekovne dokumentacije su povelje koje su sačinjavane u određenoj formi i prema zadanim pravilima kako bi bile vjerodostojno dokazno sredstvo. Ova dokumentacija je najčešće dokaz o posjedu ili nekom feudalnom pravu, odnosno vlasti pa se čuvaju sa ostalim dragocjenostima u riznicama te se radi o tezaurisanoj, nedostupnoj dokumentaciji. Pojedini feudalni vladari čuvali su svoje arhive u kulama, crkvama i palatama (archiva stataria), dok su drugi nosili sa sobom dokumentaciju zavisno od mjesta boravka dvora (archiva viatoria). Za razliku od vladarskih, crkveni arhivi su puno bolje sačuvani, jer crkva ima stabilnu organizaciju.

Francuska revolucija je na principima jednakosti, bratstva i slobode iznjedrila i značajnu tekovinu – čovjekovo pravo na arhivalije.

Ova tekovina predstavlja prekretnicu i temelj za formiranje savremenih arhiva, jer oni gube karakter zatvorenog, tajnog, feudalnog, sredstva za čuvanje dokumentacije posjeda i vlasti, te čovjek ostvaruje pravo na informaciju, znanje, a nauka pravo na svoje izvore.

Arhivski dokument je jedinstven i nezamjenljiv i ima višestruk značaj – kao primarni istorijski izvor, dokazno sredstvo, izvor informacija i kao značajno kulturno dobro.

Svako društvo ima potrebu i interes da sačuva zapise koje povezuje sa svojim identitetom, vrijednostima, dostignućima i sl., a isto tako da ih ostavi kao baštinu i obezbijedi im trajnost.

Iz te potrebe nastaju arhivi.

Arhivi su ustanove zadužene za trajno čuvanje i zaštitu arhivalija, njihovu stručnu obradu i pružanje informacija iz arhivskih izvora.